MRP

Material Requirement Planning (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan (Dependent demand items) ^[1]. Sedangkan menurut baroto material requirement panning (MRP) adalah suatu prosedur logis berupa aturan keputusan dan teknik transaksi berbasis komputer yang dirancang untuk menterjemahkan jadwal induk produksi menjadi kebutuhan bersih untuk semua item ^[2].

1.      Tujuan dari MRP untuk menghasilkan informasi persediaan yang mampu digunakan untuk mendukung melakukan tindakan secara tepat dalam melakukan produksi. Agar MRP dapat berfungsi dan dioperasionalisasikan dengan efektif ada beberapa persyaratan dan asumsi yang harus dipenuhi. Adapun persyaratan yang dimaksud adalah ^[1].

2.      Tersedianya Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), yaitu suatu rencana produksi yang menetapkan jumlah serta waktu suatu produk akhir harus tersedia sesuai dengan jadwal yang harus diproduksi. Jadwal Induk Produksi ini biasanya diperoleh dari hasil peramalan kebutuhan melalui tahapan perhitungan perencanaan produksi yang baik, serta jadwal pemesanan produk dari pihak konsumen.

3.      Setiap item persediaan harus mempunyai identifikasi yang khusus. Hal ini disebabkan karena biasanya MRP bekerja secara komputerisasi dimana jumlah komponen yang harus ditangani sangat banyak, maka pengklasifikasian atas bahan, bagian atas bahan, bagian komponen, perakitan setengah jadi dan produk akhir haruslah terdapat perbedaan yang jelas antara satu dengan yang lainnya.

4.      Tersedianya struktur produk pada saat perencanaan. Dalam hal ini tidak diperlukan struktur produk yang memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk apabila itemnya sangat banyak dan proses pembuatannya sangat komplek. Walaupun demikian, yang penting struktur produk harus mampu menggambarkan secara gamblang langkah-langkah suatu produk untuk dibuat, sejak dari bahan baku sampai menjadi produk jadi.

5.      Tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang menyatakan status persediaan sekarang dan yang akan datang.

Suatu sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang. Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian dan/ atau produksi. Ada 4 macam yang menjadi ciri utama MRP, yaitu ^[2].

1.      Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan akan selesai (material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan berdasarkan MPS yang direncanakan.

2.      Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara tepat sistem penjadwalan.

3.      Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan, dengan memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.

4.      Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan.Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis. Seandainya penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan, maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan. Terdapat beberapa mekanisme dasar dari proses Material requirement planning. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut ^[3].

1.      Lead Time, merupakan jangka waktu yang dibutuhkan sejak MRP menyarankan suatu pesanan sampai item yang dipesan itu siap untuk digunakan

2.      On Hand, meupakan inventory on-hand yang yang menunjukan kuantitas dari item yang secara fisik aada dalam stockroom

3.      Lot Size, merupakan kuantitas pesanan dari item yang memberitahukan MRP berupa banyak kuantitas yang harus dipesan serta teknik lot-sizing apa yang dipakai

4.      Safety Stock, merupakan stock pengaman yang diterapkan oleh perencanaan MRP untuk mengatasi fluktuasi dalam permintaan atau penawaran

5.      Planning Horizon, merupakan banyaknya waktu kedapan yang tercangkup dalam perencanaan harus ditrapkan paling sedikitnya sepanjang waktu tunggu kumulatif dari sekumpulan item yang terlibat.

6.      Gross Requirements, merupakan total dari semua kebutuhan termasuk kebutuhan yang diantipasi untuk setiapo periode waktu. Suatu parts tertentu dapat memiliki kebutuhan kotor yang mencangkup dependent demand atau idependent demand

7.      Projek On-Hand, merupakan projeced available balance yang tidak termasuk planned order. Projek on-hand dihitung berdasarkan formula  Projected on-hand= On-hand pada awal periode + Scheduled Receipts – Gross Requirements

Ada 3 Input dan beberapa output dalam MRP yang dibutuhkan dalam konsep MRP. Sebagai berikut yaitu : ^[3]

1.    Jadwal Induk Produksi (Master production schedule)

Merupakan suatu rencana produksi yang menggambarkan hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan dengan waktu penyediaannya. Jadwal Induk Produksi (JIT), didasarkan pada peramalan atas permintaan dari setiap produk akhir yang akan dibuat. Hasil peramalan (perencanaan jangka panjang) dipakai untuk membuat rencana produksi (perecanaan jangka sedang) yang pada akhirnya dipakai untuk membuat JIP (perencanaan jangka pendek) yang berisi perencanaan secara mendetail mengenai “jumlah produksi” yang dibutuhkan untuk setiap produk akhir beserta “periode waktunya” untuk suatu jangka perencanaan dengan memperhatikan kapasitas yang tersedia. Secara garis besar pembuatan suatu JIP biasanya dilakukan atas tahapan-tahapan sebagai berikut ^[4].

a.         Identifikasi sumber permintaan dan jumlahnya, sehingga dapat diketahui besarnya permintaan produk akhir setiap periodenya.

b.        Menentukan besarnya kapasitas produksi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan yang telah diidentifikasikan. Perencanaan ini biasanya dilakukan pada tingkat agregat, sehingga masih merupakan perencanaan global. Dalam tahap ini, identifikasi kemampuan dari setiap sumber daya yang dimiliki untuk menentukan kesanggupan berproduksi.

c.         Menyusun rencana rinci dari setiap produk akhir yang akan dibuat. Tahap ini merupkan penjabaran (disagregasi) dari rencana agregat, sehingga akan didapat jadwal produksi setiap produk akhir yang dibuat dan periode akhir yang dibuat dan periode waktu pembuatannya. Selain itu juga dijadwalkan sumber daya yang diperlukan.

2.    Struktur Produk (Product structure Record & Bill of Material)

Berisi nformasi tentang hubungan antara komponen-komponen dalam suatu proses assembling. Informasi ini dibutuhkan dalam menentukan kebutuhan kotor dan kebutuhan bersih suatu komponen. Selain itu, stuktur produk juga berisi informasi tentang “jumlah kebutuhan komponen” pada setiap tahap assembling dan “jumlah produk akhir” yang harus dibuat ^[3].Merupakan kaitan antara produk dengan komponen penyusunnya. Informasi yang dilengkapi untuk setiap komponen ini meliputi ^[3].

a.       Jenis komponen

b.      Jumlah yang dibutuhkan

c.       Tingkat penyusunannya

d.      Pesanan komponen dari perusahaan lain yang membutuhkan  yaitu pesanan antar perusahaan atau kepentingan-kepentingan tertentu yang tidak berhubungan dengan produksi, seperti halnya untuk eksperimen, tes destruktif, promosi, pemeliharaan serta untuk kepentingan lainnya.

e.       Peramalan atas item yang bersifat tidak bergantungan.

3.    Status Persediaan (Inventory Master File atau Inventory Status Record)

Menggambarkan keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan, yang berkaitan dengan ^[3].

a.       Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (on hand inventory )

b.      Jumlah barang dipesan dan kapan akan datang (on order Inventory )

c.       Waktu ancang – ancang ( lead time ) dari setiap bahan.

Setiap item persediaan harus diidentifikasikan secara jelas jumlahnya karena transaksi-transaksi yang terjadi, seperti penerimaan, pengeluaran, produk cacat, dan daa-data tentang lead time, teknik ukuran lot yang dipakai. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalajan dalam perencanaan ^[3].

Output dari sistem perhitungan MRP adalah penentuan jumlah masing-masing BOM dari item yang dibutuhkan bersamaan dengan tanggal yang dibutuhkannya. Informasi ini digunakan untuk merencanakan pelepasan pesanan (order release) untuk pembelian dan pembuatan sendiri omponen-komponen yang dibutuhkan. Pelepasan yang direncanakan (planned order release) secara otomatis dihasilkan oleh sistem komputer MRP bersamaan dengan pesanan-pesanan yang harus dijadwalkan kembali, modifikasi, ditangguhkan, atau dibatalkan ^[3].

Dengan cara ini, MRP menjadi suatu alat untuk perencanaan operasi bagi manajer produksi. Berdasarkan uraian di atas, output yang dapat diperoleh dari sistem MRP dapat dirangkum sebagai berikut : ^[3].

1.         Menentukan jumlah kebutuhan material serta waktu pemesannya dalam rangka memenuhi permintaan produk akhir yang sudah direncanakan dalam JIP.

2.         Menentukan jadwal pembuatan komponen yang menyusun produk akhir. Dengan diketahuinya kebutuhan produk akhir maka MRP dapat menentkan secara tepat cara penjadwalan setiap komponen atau material sehingga onkos yang dikeluarkan minimum.

3.         Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan yang berarti MRP mampu memberikan indikasi kapan pembatalan atas pesanan harus dilakukan. Suatu pemesanan dalam hal ini dapat dilakukan melalui pembelian atau merupakan proses pembuatan yang dilakukan di pabrik sendiri.

4.         Menentukan penjadwalan ulang produksi atau pembatalan atas suatu jadwal produksi yang sudah direncanakan. Apabila kapasitas produksi yang sudah ada tidak mampu memenuhi pesanan yang telah dijadwalkan pada waktu yang telah ditentukan, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melakukan rencana ulangpenjadwalan produksi. Rencana ulang ini akan dapat dilakukan setelah adanya kesepakatan penyerahannya. Jika kesepakatan tidak dapat dicapai, maka berarti bahwa pembatalan atas suatu pemesanan terpaksa dilakukan. Denga demikian MRP mampu memberikan indikasi tidakan antara permintaan dan kemampuan yang dimiliki.

            MRP merupakan yang dinamik, yang artinya bahwa rencana yang dibuat perlu disesuaikan terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Kemampuan untuk melakukan penyeseuaian ini tegantung kepada kemampuan manajemen dan system informasi yang ada. Terdapat  4 langkah dasar yang harus diterapkan satu per satu pada periode perencanaan dan pada setiap item penyusunan MRP, yaitu :

1.       Netting

Netting adalah proses perhitungan kebutuhan bersih untuk setiap periode selama horizon perencanaan.

2.       Lotting

Lotting adalah proses penentuan besarnya kuantitas pesanan, yang dimaksudkan untuk memenuhi beberapa periode kebutuhan bersih sekaligus besarnya ukuran kuantitas pesanan tersebut dapat ditentukan berdasarkan pada jumlah pemesanan yang tetap atau keseimbangan antara ongkos pengadaan (set up cost) dengan ongkos simpan (carrying cost).

Dalam menentukan ukuran  kwantitas pemesanan pada MRP adalah proses lot sizing. Proses ini merupakan suatu dasar terpenting dalam menentukan rencana kebutuhan bahan, karena itu pemakaian dan pemilihan metoda-metoda lotting sangat tepat dan efektif.

Berikut ini adalah beberapa metoda yang terdapat dalam teknik lotting :

a.       Lot for Lot (LFL)

Teknik ini merupakan teknik lot sizing yang paling sederhana dan mudah dimengerti. Pemesanan dilakukan dengan pertimbangan minimasi ongkos simpan. Pada teknik ini, pemenuhan kebutuhan bersih (Rt) dilaksanakan di setiap periode yang membutuhkannya, sedangkan besar ukuran kuantitas pemesanannya (lot size) adalah sama dengan jumlah kebutuhan bersih yang harus dipenuhi pada periode yang bersangkutan. Teknik ini biasanya digunakan untuk item-item yang mahal atau yang tingkat kontinuitas permintaannya tinggi ^[4]

b.      Metode Periodic Order Quantity ( Jumlah pesanan atas dasar periode)

Menggunakan konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan dan interval periode pemesanannya adalah setahun ^[4]

c.          Metode Wagner Within

Teknik ini menggunakan prosedur optimasi yang didasari model programma dinamis. Tujuannya adalah untuk mendapatkan strategi pemasaran yang optimal untuk seluruh jadwal kebutuhan bersih dengan jalan meminimasi total ongkos pengadaan dan ongkos simpan. Pada dasarnya teknik ini menguji semua cara pemesanan yang mungkin dalam memenuhi kebutuhan bersih setiap periode yang ada pada horison perencanaan, sehingga senantiasa memberikan jawaban optimal ^[4]

d.           Economic Order Quantity (EOQ)

Ukuran pemesanan dengan total biaya persediaan yang minimal dikenal dengan istilah Economic Order Quantity (EOQ). Model persediaan klasik diasumsikan pada kondisi ideal dimana Q adalah ukuran pemesanan. Dalam penerimaan pemesanan, tingkat persediaan ialah Q unit ^[4]

          Dengan model EOQ, Kuantitas pesanan yang optimum akan terjadi pada sebuah titik dimana biaya setup total sama dengan biaya total penyimpanan. Langkah yang dilakukan adalah : ^[4]

a.       Membuat persamaan untuk biaya setup atau biaya pemesanan

b.      Membuat sebuah persamaan untuk biaya penyimpanan

c.       Menentukan biaya setup yang sama dengan biaya penyimpanan

d.      Menyeleseikan persamaan untuk kuantitas pesanan yan optimum,

           Manfaat model EOQ adalah bahwa EOQ merupakan model yang tangguh. Berarti ia memberikan jawaban yang memuaskan meskipun terdapat beragam variasi dalam parameternya. Biaya total EOQ berubah sedikit secara minimal. Kurvanya sangat dangkal. Hal ini berarti bahwa variasi pada setup, biaya penyimpanan, permintaan, atau bahkan EOQ relatif sedikit dalam biaya total ^[4]

e.         Metode Least Unit Cost (Ongkos Unit Terkecil)

Pada teknik LUC ini ukuran kuantitas pemesanan (lot size) ditentukan dengan cara coba-coba (trial error), yaitu dengan jalan mempertanyakan apakah ukuran lot di suatu periode sebaiknya sama dengan kebutuhan bersih (Rt) atau bagaimana kalau ditambah dengan periode-periode berikutnya. Keputusan ditentukan berdasarkan ongkos per unit (ongkos pengadaan per unit + ongkos simpan per unit) terkecil dari setiap bakal ukuran lot yang akan dipilih ^[4]

f.          Metode Part Periode Balancing (Penyeimbangan Periode)

Teknik ini menggunakan dasar logika yang sama dengan teknik Least Total Cost. Perbedaannya terletak pada pengalokasian pemesanan yang dilakukan dengan melihat kebutuhan bersih periode yang ada di depan dan di belakang (look ahead/look back) dari periode yang bersangkutan. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah penyimpangan item persediaan dalam jumlah yang terlalu besar dan menghindari kuantitas pemesanan yang terlalu sedikit ^[4]

g.        Metode Least Total Cost (Ongkos total terkecil)

Pendekatan menggunakan konsep ongkos total akan diminimasikan apabila untuk setiap lot dalam suatu horison perencanan hampir sama besarnya. Hal ini dapat dicapai dengan memesan ukuran lot yang memiliki ongkos simpan per unit-nya hampir sama dengan ongkos pengadaannya/ unitnya ^[4]

h.        Metode Fixed Periode Requirement (Kebutuhan dengan periode tetap)

Teknik ini menggunakan konsep interval pemesanan yang konstan, sedangkan ukuran kwamtitas pemesanannya (lot size) boleh bervariasi. Ukuran kwantitas pemesanan tersebut merupakan penjumlahan kebutuhan bersih (Rt) dari setiap periode yang tercangkup dalam interval pemesanan yang telah ditetapkan. Penetapan interval pemesannnya dilakukan secara sembarang atau intuitif. Teknik FPR ini, jika saat pemesanan jatuh pada periode yang kebutuhan bersihnya sama dengan nol, maka pemesanan dilaksanakan pada peiode berikutnya ^[4]

3.       Offsetting

       Offsetting adalah suatu proses penentuan saat atau periode dilakukannya pemesanan sehingga kebutuhan bersih (Rt) dapat dipenuhi. Dengan perkataan lain Offsetting bertujuan untuk menentukan kapan kuantitas pesanan yang dihasilkan proses lotting harus dilakukan. Penentuan rencana saat kebutuhan bersih (Rt) harus tersedia dengan waktu ancang-ancangnya (Lead Time) ^[4]

4.       Exploding

      Langkah ini merupakan kunci keseluruhan MRP. Exploding merupakan proyeksi pesanan kebutuhan dari tingkat yang lebih tinggi dalam struktur produk berdasarkan rencana pemesanan. Prosedur ini secara berulang dilakukan dari level yang paling tinggi ke level yang paling rendah. Proses perencanaan kebutuhan selesai ketika semua daftar kebutuhan item yang sudah dipesan telah ada (purchasing) ^[4]

DAFTAR PUSTAKA

Baroto, Teguh. 2002,  Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Graha Indonesia

Gaspersz, Vincent. 2004. Production Planning and Inventory Control. Jakarta:  PT. Gramedia Pustaka Utama.

Gaspersz, Vincent. 1998. Production Planning and Inventory Control. Jakarta:  PT. Gramedia Pustaka Utama.

Heizer Jay, Render Barry. 2004. Operations Management. Jakarta: Salemba 4

Ginting, Rosnani, 2007. Sistem Produksi. Jakarta : Graha Ilmu