1.1
LATAR BELAKANG
Ada banyak
gagasan cemerlang dalam kepala kita. Sayangnya kita tidak berhasil
mengkomunikasikan gagasan itu dengan berbagai macam alasan. Namun, ketika ada
orang lain yang menyampaikan gagasan yang sama kemudian kita bilang; “Saya
sudah lama memikirkan hal itu….” Pernyataan itu tidak ada artinya lagi. Sebab
semua orang sudah tahu bahwa gagasan itu bukan milik kita, melainkan milik
orang yang mampu mengkomunikasikannya dengan baik. Inilah salah satu masalah
yang dihadapi oleh begitu banyak orang. Masalah lainnya adalah; banyak orang
yang takut ketika harus melakukan presentasi. Keringat panas dan dingin
langsung mengucur ketika berdiri didepan forum. Suara yang biasanya lantang
langsung melempem seperti orang yang berbisik-bisik. Tubuh yang biasanya tegar
serta merta menjadi gemetar. Padahal, presentasi dan komunikasi merupakan keterampilan yang wajib dikuasai
oleh seorang leader. Oleh karenanya, setiap leader yang belum memiliki
kemampuan untuk melakukan presentasi dan komunikasi dengan baik harus diberi
kesempatan mengasah keterampilan ini. beratkan pembahasan kepada penguasaan teknik
komunikasi dan presentasi melalui pemahaman terhadap elemen-elemen yang
mempengaruhi keberhasilannya, faktor-faktor yang menghambat kelancarannya,
aspek-aspek mental yang mempengaruhinya, penampilan fisik yang menunjangnya,
maupun penggunaan alat bantu, serta teknik-teknik membangun interaksi yang
konstruktif dengan audience. Selain pembahasan teori dan teknik, ini banyak
memberikan contoh dan praktek sehingga peserta bisa melihat dan merasakan
sendiri prosesnya. Dengan demikian diharapkan peserta bisa membangun kemampuan
dan rasa percaya diri yang tinggi dalam melakukan komunikasi dan presentasi
bisnis secara lebih efektif.
1.2
Teknik Presentasi
Teknik Presentasi adalah salah satu elemen dalam
Desain Komunikasi Visual khususnya di bidang multimedia. Pada awalnya ketika
jurusan Desain Komunikasi Visual ini masih baru, Teknik Presentasi ditafsirkan
dengan beberapa macam penafsiran. Misalnya pada penerapan di bidang Desain
Produk, teknik presentasi mungkin ditafsirkan cara menampilkan barang-barang
produk yang ingin dipresentasikan (dipamerkan) ke hadapan audience. Presentasi
untuk bidang karya ilmiah, misalnya disampaikan dengan cara mendemonstrasikan
hasil karya tersebut sehingga dipahami oleh audience. Akan tetapi, akhirnya
berhasil disepakati bahwa bahasan tentang teknik (penyajian) presentasi dan
media interaktif adalah cara seseorang menyajikan penjelasan terhadap data,
uraian proses, maupun pembelajaran, baik disajikan di muka audience dengan
bantuan alat peraga berupa slide show, program aplikasi yang menyajikan
informasi interaktif yang dapat diakses secara personal, maupun presentasi
dalam bentuk cetakan yang dibagikan kepada semua penerima informasi. Menyajikan
presentasi secara elektronik dapat digunakan dengan berbagai macam sarana,
misalnya dengan media Animasi 3D (3D Max, Maya, dan sebagainya), dengan media
Video Movie (Pinnacle/Ulead/Premiere), Animasi 2 dimensi (Flash/Director),
maupun media interaktif menggunakan Authorware. Yang paling sederhana dari
semuanya itu adalah menggunakan Slide Show yang dibuat dengan Microsoft
PowerPoint. Dengan PowerPoint pun anda dapat menganimasikan teks, menyisipkan
foto, video, animasi, serta suara.
1.3
Presentasi
melalui SLIDE SHOW Menggunakan PowerPoint
Agar topik bahasan lebih terfokus, buku ini hanya
akan membahas teknik melakukan persiapan suatu presentasi melalui slide show dengan
bantuan program Microsoft Office PowerPoint. Tulisan ini tidak dimaksudkan
sebagai sarana pembelajaran bagi yang belum mengenal cara penggunaan PowerPoint
secara umum, namun lebih ditekankan untuk memberikan panduan lebih terarah pada
bagaimana mempersiapkan materi presentasi, teknik penyajian dalam bentuk slide
show, serta beberapa saran teknis mempersiapkan slide show dengan fasilitas
yang ada pada PowerPoint agar diperoleh hasil yang maksimal. Di dalam penulisan
buku ini dipergunakan PowerPoint 2003. Namun demikian, bagi anda yang bekerja
menggunakan PowerPoint 97/2000 dan XP tetap dapat memanfaatkan informasi pada
buku ini dengan beberapa penyesuaian. Bagi pengguna PowerPoint 2007, beberapa
penyesuaian penggunaan fasilitas program, kami muat tersendiri dalam bab terakhir
pada buku ini.
1.4
Unsur-Unsur
dalam Sebuah Presentasi
Keberhasilan
di dalam sebuah presentasi terletak pada empat unsur yang ada di dalamnya.
1. Yang pertama dan
mestinya yang paling utama adalah Presenternya, yaitu orang yang
menyampaikan presentasi secara langsung di depan audience.
2. Yang kedua materi
yang disampaikan, yaitu bahan yang ingin dikomunikasikan dengan audience
sasarannya.
3.
Yang Ketiga adalah
sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan presentasi. Hal ini
lagi-lagi yang pertama adalah slide show yang disusun berdasarkan materi yang
ingin disampaikan. Oleh karena fokus kita membicarakan teknik presentasi dengan
Power-Point, maka yang dimaksud tentu saja bagaimana Anda mengemas materi
presentasi dalam bentuk slide show. Faktor berikutnya adalah peralatan untuk
menyampaikan slide show tersebut meliputi LCD Projector, sound system (apabila
pada ruang yang cukup besar dan jumlah audience yang cukup banyak).
4. Yang keempat,
tentu saja audience yang dijadikan sasaran sebagai penerima informasi.
Jika ketiga unsur di atas telah dipersiapkan dengan baik, tetapi ternyata tidak
ada audience-nya, atau tidak dihadiri oleh audience yang tepat sebagaimana yang
dimaksud sebagai sasaran tersebut, maka rangkaian acara presentasi tersebut
tidak akan sukses sebagaimana yang diinginkan.
1.5
Materi
Presentasi
Materi yang akan dipresentasikan sebenarnya
merupakan bobot yang paling menentukan, walaupun tidak semua orang pernah mengalami
atau terdampar pada suatu situasi yang mau tidak mau harus ia hadapi seperti
kedua contoh berikut ini. Jika materi presentasi yang akan dipaparkan di depan
audience adalah masalah yang gawat. Seorang yang bertugas sebagai juru bicara
harus menjelaskan shcema kebijaksanaan pembangunan jalan raya yang sangat
vital, di mana harus dilakukan pembebasan tanah warga dengan pembayaran ganti
rugi yang nilainya jauh dibawah keinginan warga. Warga sangat geram mendengar
rencana ini. Presentasi ini diprediksi
akan dihadiri oleh puluhan warga yang dalam keadaan emosi.
Contoh yang kedua adalah materi presentasi pelatihan
pembekalan yang akan diberikan kepada karyawan sehubungan dengan kenaikan
jabatannya. Wah, jelas bedanya seperti api dan air. Mudah-mudahan pembaca hanya
akan menerima tugas untuk menyampaikan materi jenis yang kedua saja, atau
setidaknya yang berada di antara kedua contoh di atas. Kalau Anda seorang
pengajar atau dosen yang akan menyusun presentasi bahan pelajaran, mestinya
unsur materi dalam presentasi ini bukan menjadi masalah yang perlu dibahas lebih jauh lagi. Namun, Anda masih harus
mempelajari unsur lainnya.
1.6
Mempersiapkan
Presentasi Di Depan Publik
Bagian penting yang harus dilakukan setiap presenter
sebelum dia maju ke depan publik. Urut-urutan persiapan ini mungkin tidak
sepenuhnya persis seperti ini, tetapi Anda dapatberimprovisasi sesuai
keadaannya.Mengenali Siapa Audience/Sasaran Kita.
Kepada
siapakah presentasi ini kita tujukan?
•
Kepada atasan kerja,
•
Penjelasan yang kita berikan kepada subordinate
(karyawan-bawahan)
kita,
•
Kepada calon klien atau klien yang proyeknya sedang kita
kerjakan,
•
Kepada murid/mahasiswa/peserta kursus/pelatihan
•
Atau kepada audience masyarakat umum yang tidak kita
kenal
dengan tepat segmentasinya.
Dari sasaran penerima informasi jelas akan
membedakan ciri materi yang akan kita sampaikan, susunan informasi, dan pilihan
cara menyampaikan informasi. Ingat pepatah yang mengatakan: “Jangan bicara
tentang warna kepada orang buta”. Tengoklah Medannya
Jika
Anda seorang presenter pemula, atau jika Anda masih sukademam panggung sangat
disarankan agar Anda menengok terlebih dulu tempat atau medan di mana Anda akan
tampil.
1.7
Kenali
Peralatan yang Digunakan
Jika Anda menjadi pembicara di lokasi lain (bukan di
tempat/ kantor Anda sendiri), peralatan presentasi seperti LCD Projector, layar,
atau bidang di mana slide akan diproyeksikan, bahkan mungkin laptop atau
komputer desktop yang digunakan disiapkan pihak lain perlu Anda kenali. Jika
tidak ada informasi yang pasti mengenai sarana dan prasarana itu, Anda perlu
menanyakan. Pada banyak kesempatan, persiapan ini dapat diabaikan, dan antara
panitia penyelenggara dengan presenter saling berasumsi semuanya beres, dan
ternyata acara tersebut berlangsung lancar-lancar saja. Akan tetapi, jangan
jadikan hal ini sebagai standar prosedur kerja. Oleh karena jika asumsi yang
diambil ternyata tidak 100% benar, maka kegagalan yang terjadi, Anda pun akan
ikut menanggung.
1.8
Persiapkan
Rencana Alternatif
Sebuah acara presentasi yang telah direncanakan
tiba-tiba gagal diselenggarakan, di saat audience-nya telah hadir dan siap
mendengarkan presentasi Anda. Acara
telah dibuka, pimpinan telah memberikan sambutan, dan hadirin telah diminta
untuk memberikan
applause
setelah nama, gelar, dan jabatan Anda disebutkan. Kegagalan tersebut hanya
karena laptop yang akan Anda gunakan mendadak tidak dapat digunakan justru pada
saat-saat terakhir seperti itu. Padahal satu-satunya file presentasi ada di
situ. So What? Oleh karenanya diperlukan rencana alternatif. Apakah Anda menyediakan
laptop cadangan, bahan slide manual, atau mungkin yang lain sesuai dengan
situasi serta posisi Anda.
1.9 Komunikasikan Ide Anda
Saat tampil di muka audience, buatlah kesan bahwa melalui
presentasi ini Anda sedang mengomunikasikan ide Anda. Jangan biarkan orang
mengambil kesan bahwa Anda sekadar “orang suruhan” untuk menyampaikan kabar ini,
dan Anda tidak bertanggung jawab pada ide yang disampaikan. Kesan yang
meyakinkan pada tampilan Anda akan sangat didukung oleh:
a.
Body Language
Salah satu macam bahasa komunikasi adalah
menggunakan bahasa tubuh. Gerakan tangan, badan, mimik muka, dan sebagainya
merupakan sarana Anda berkomunikasi. Kuasai “panggung”, bergeraklah mengisi
ruang. Jangan menjadi patung bicara di depan publik. Jika pembicara pada posisi
duduk berjejer di depan/ di panggung lakukan gerakan body language yang tidak mengesankan
Anda kaku dan tidak bebas. Jika pembicara pada posisi duduk dan mike terletak
pada stand (cagak mikrofon) di depan Anda, posisi ini akan membuat posisi Anda
menjadi kaku. Keluarlah dari situasi seperti ini. Cabutlah mikrofon dan
peganglah jika perlu sehingga Anda lebih bebas bergerak dan berekspresi.
b.
Persiapkan Cara Bicara Untuk
Presentasi
Ada
tiga bentuk persiapan narasi:
1. Verbatim
pembicara berbicara berdasarkan teks catatan maupun slide di layar. Keuntungannya
informasi yang disampaikan bisa detil. Jika ini memang perlu dilakukan, lakukanlah untuk hal-hal yang bersifat
definitif, lakukanlah dengan memberikan penekanan saat membacanya. Akan tetapi,
jika ini merupakan bagian paling banyak dalam presentasi Anda, maka Anda
terkesan tidak menguasai materi. Anda menempatkan diri sama dengan Audience
(audience juga bisa membaca seperti yang Anda lakukan, lalu posisi Anda tidak
penting di mata mereka). Oleh karena sibuk membaca teks, Anda akan kehilangan kontak
mata dengan audience di mana ini merupakan sarana untuk membangun komunikasi
positif dengan mereka. Dengan melakukan kontak mata dengan audience sesekali,
seolah Anda berbicara kepada mereka orang perorang secara pribadi. Sayangnya,
model verbatim ini biasa dilakukan oleh pembicara yang tidak berpengalaman atau
kurang menguasaipermasalahan. Jika tidak dapat dihindari, batasilah.
2.
Memorized
(mengingat /menghafal) beberapa pembicara mempersiapkan
apa-apa yang akan dibicarakan di depan publik, kemudian dibaca beberapa kali
sehingga hafal (atau hampir hafal). Biasanya kalau berasal dari ide sendiri
cukup dibaca sekali dua kali akan mudah hafal. Menghafal teks dengan cara ini
masih memiliki risiko. Pertama metode ini akan memperlihatkan kurangnya emosi
(kurang greget) di dalam presentasi karena Anda dibebani mengingat teks yang
disampaikan. Risiko lain jika Anda lupa pada suatu ungkapan kunci, maka
bisa jadi urutan bicara Anda akan menjadi kacau atau bahkan macet.
3.
Extemporaneuos
Yang paling ideal di antara metode ini adalah yang disebut extemporaneuos alias
berbicara secara spontan. Pembicara terbaik senantiasa menggunakan cara ini. Ia
cukup berpengalaman serta cukup berlatih untuk menguasai materi yang
dipresentasikan. Oleh karenanya, slide yang Anda buat hendaknya berupa kerangka
pembicaraan yang akan membantu Anda menyampaikan informasi. Bukan keseluruhan teks
naskah yang ditayangkan di layar, lalu Anda dan audience pembacanya. Kelemahan metode bicara spontan
ini adalah sulitnya dalam engontrol waktu.
1.10
Model
Presentasi
Ada
tiga model presentasi yang perlu kita kenal.
1.
Model Presentasi yang Persuasif
Persuasif artinya merayu, membujuk, menghimbau.
Contoh model presentasi ini adalah memperkenalkan produk baru dalam kegiatan marketing,
pengarahan pada masyarakat, ceramah/presentasi di bidang kerohanian (agama),
dan sebagainya. Model presentasi ini, presenter tidak secara langsung
memperoleh hasil atau jawaban dari audience apakah presentasi yang disampaikan
dapat diterima/disetujui dan ditindaklanjuti oleh target penerima informasi atau
tidak.
2.
Model Presentasi Penyampaian
Informasi
Contoh model ini di antaranya seorang manager yang sedang mempresentasikan status
dari sebuah proyek atau rangkaian pekerjaan yang ditugaskan kepadanya, Laporan
Finansial, atau Kebijaksanaan pemasaran, penyampaian proposal untuk meminta
dana. Hasil presentasi model ini sangat menentukan, apakah idenya diterima atau
tidak. Selain itu, presenter akan menerima pertanyaan atau memberikan
pertanggungjawaban secara langsung terhadap apa yang disampaikan kepada
audience-nya.
3.
Model
Presentasi Pelatihan/Training
Misalnya pelatihan yang diberikan kepada karyawan
baru, pelatihan yang diberikan sehubungan dengan akan diterapkannya sistem ISO,
pelatihan kepada para pengajar sehubungan adanya sistem pengajaran yang baru,
dan sebagainya.
1.11
Cara-cara Mudah Mengatasi
Kegugupan Saat Presentasi
1. Tips Pertama mengatasi kegugupan saat presentasi
Berusaha menghindar adalah tipe pertama dari kegugupan yang biasanya sering terjadi pada kebanyakan orang. Orang seperti ini biasanya mulai gelisah dan berusaha menghindar ketika mendapatkan pemberitahuan bahwa dirinya akan diminta maju untuk bicara. Sekalipun diberitahukan jauh-jauh hari, biasanya mereka tetap gelisah dan ada pula yang karena sangat gelisah, menjadi sulit tidur. Mereka memiliki banyak ketakutan dan menghabiskan hidupnya dengan banyak ketakutan dan kegelisahan. Pada kondisi yang lebih ekstrim, mereka bahkan menolak solusi untuk mengatasi kegugupannya sendiri. Solusinya adalah:
1.
Belajar memperluas pergaulan dan
berkomunikasi dengan banyak tipe orang, karena akan membuatnya memiliki banyak
pengalaman penting.
2.
Belajar untuk lebih terbuka pada orang
lain dan terhadap kelompok.
3.
Kelompok kecil di luar dunia
kerja adalah awal yang bagus untuk melatih cara bicara
dengan nyaman.
4.
Bukalah hati dan pikiran untuk mau
menerima masukan dari orang yang lebih berpengalaman.
5.
Bacalah buku-buku motivasi atau
kisah-kisah sukses untuk membuat semakin percaya diri.
6.
Sempatkan juga untuk menghadiri
seminar-seminar motivasi.
2. Tips Kedua mengatasi kegugupan saat presentasi
Tipe yang berikutnya adalah jenis orang
yang memiliki tingkat kekhawatiran yang berlebihan. Orang seperti ini biasanya
terlalu repot untukmemperhatikan hal-hal kecil, dengan detail. Harapannya agar
presentasi dapat berjalan dengan sangat sempurna.Energy yang dia habiskan
terlalu banyak untuk persiapan, yang kadang tidak terlalu penting.Tipe ini
takut terlihat buruk didepan orang lain, sehingga sebisa mungkin mempersiapkan
hal-hal detail yang menurutnya penting. Namun justru karena itu, sering kali
apa yang disampaikannya menjadi tidak menarik. Kekhawatirannya menyebabkan dia
lupa dengan hal-hal yang esensi dalam presentasi di lingkup dunia kerja maupun dalam lingkup
lainnya, seperti komunikasi dengan audiens dan teknik penyampaian materi yang
nyaman. Solusinya adalah :
- Belajar untuk lebih toleransi pada kesalahan-kesalahan kecil yang timbul.
- Coba untuk mempersiapkan presentasi dengan lebih santai dan rileks, hal ini dapat dilakukan dengan memutar instrument-instrumen music yang ringan.
- Berdiskusilah dan minta pendapat orang untuk presentasi anda.
- Pelajari lebih dalam teknik-teknik presentasi yang lebih mementingkan pada aspek komunikasi dan teknik-teknik penyampaian yang berguna dalam dunia kerja maupun lainnya.
3. Tips Ketiga mengatasi kegugupan saat presentasi
Ada pula jenis kegugupan yang hanya muncul
sesaat tepat sebelum maju ke depan. Orang seperti ini biasanya menjadi sangat
gugup sesaat sebelum bicara, atau ketika namanya dipanggil. Jantung mereka
biasanya berdetak lebih kencang saat akan maju kedepan atau mendengar namanya
dipanggil. Mereka biasanya juga cenderung panic saat akan tampil.Terkadang
persiapan yang sungguh-sungguh membuat ketegangannya semakin memuncak menjelang
detik-detik terakhir sebelum tampil untuk melakukan presentasi. Solusinya
adalah :
1.
Belajarlah untuk mengatur nafas beberapa
kali sebelum ke depan. Anda bisa melakukan dengan menarik nafas panjang, tahan
sebentar dan hembuskan selama mungkin.
2.
Jagalah fokus tetap untuk memberikan
yang terbaik bagi audiens. Selalu bayangkan bagaimana rasanya saat tampil
dengan baik
3.
Beberapa lompatan kecil, dan sedikit
senam terkadang dapat membuat kita lebih segar dan tenang.
4. Tips Keempat mengatasi kegugupan saat presentasi
Terakhir adalah jenis orang yang menjadi
gugup ketika ditengah-tengah presentasi sedang berjalan. Mereka seringkali
menganggap remeh tugas yang diberikan.Mereka hanya yakin mengerti materi yang
akan digunakan dan berangan-angan untuk melakukan improvisasi ditempat. Inilah
yang menyebabkan gugup ditengah-tengah presentasi, karena mereka audiens
menunggu-nunggu saat mereka kehabisan ide, atau beberapa bagian dari materi
pokok. Hal ini sangat berbahaya khusunya dalam presentasi di dunia kerja.
Solusinya adalah :
- Tegaslah dengan diri sendiri, untuk lebih rajin mempelajari materi dan melakukan latihan persiapan.
- Fokuslah pada tujuan saat mempersiapkan presentasi.
- Sediakan waktu khusus untuk persiapan, dan gunakan sebaik-baiknya.
- Mintalah nasihat pada orang yang ahli, tanyakan apakah persiapan anda sudah cukup.
1.12 7
tips agar anda sukses dalam presentasi
Point 1 : Untuk meyakinkan pendengar,
jangan memilih cara inkonvensional (tidak lazim), tapi sampaikan presentasi
yang “berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.
Hal yang sangat penting dalam memberikan
presentasi, adalah kemampuan persuasi dari materi yang disajikan. Hindarkanlah
memakai trik atau cara inkonvensional yang kurang perlu, agar tidak mengurangi
reliability dari materi yang disampaikan. Jika pendengar presentasi anda
terdiri dari para ekspert, presentasi yang bersifat “menyerang”, “straight”,
“smash” lebih efektif. Sebalikya, jika cara presentasi anda terlalu
bertele-tele, berakibat menurunnya konsentrasi ekspert pendengar yang berusaha
memahami penelitian anda. Untuk meningkatkan reliability, tidak ada jalan lain
kecuali meningkatkan mutu dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu, sebelum
melakukan presentasi, diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai materi
yang akan disajikan.
Salah satu cara yang sering ditempuh,
adalah memberikan penekanan pada isi yang dianggap penting. Misalnya mengatakan
“Temuan yang paling penting dalam penelitian ini adalah ….”, selanjutnya
diikuti dengan penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain misalnya dengan
beberapa kali memperlihatkan data yang penting, agar pendengar memberikan
perhatian lebih terhadap data tsb. Dengan cara tersebut, ide anda dapat
tersampaikan secara efektif pada pendengar.
Point 2 : Faktor penting dalam
presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat difahami oleh
pendengar
Dalam presentasi, sangat penting bahwa ide
yang disampaikan dapat difahami secara keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu,
saat menyiapkan slide, pada bagian awal jelaskan item-item apa saja yang akan
dibahas. Selanjutnya jelaskan secara detail masing-masing item tersebut. Hal
yang sama dilakukan juga saat menjelaskan tiap item/sub bahasan. Pertama-tama
jelaskan secara singkat hal apa saja yang akan dibahas, baru diikuti dengan
penjelasan detail masing masing sub bahasan.
Misalnya anda ingin menjelaskan
karakteristik metode yang anda teliti. Pertama-tama jelaskan ada berapakah
karakteristik dari metode tsb. Setelah itu, diikuti dengan menjelaskan
masing-masing karakteristik tersebut secara berurutan dan terstruktur. Jika
anda menjelaskan hasil eksperimen, pertama-tama jelaskan bagian terpenting dari
hasil tersebut dengan kalimat yang sederhana dan mudah ditangkap. Baru kemudian
siapkan slide yang menjelaskan secara detail karakteristik hasil yang
diperoleh. Dengan membuat slide terstruktur seperti ini, saat anda menyampaikan
presentasi, ide keseluruhan/outline dengan sendirinya akan dijelaskan pada awal
dari slide presentasi. Misalnya “Pada metode ini ada tiga karakteristik yang
penting. Ketiga hal tsb. masing-masing A, B dan C. Penjelasan selengkapnya dari
ketiga karakteristik tersebut adalah sebagai berikut. …… “.
Point 3 : Pada akhir presentasi, sangat
dianjurkan untuk mengulas kembali point-point penting yang dipresentasikan
Pada slide terakhir, sangat dianjurkan
untuk mengulas kembali bagian-bagian penting yang perlu “digarisbawahi”. Anda
dapat mengawalinya dengan kalimat sbb. “Demikian telah kami jelaskan
penelitian mengenai W. Sebelum menutup presentasi ini, kami ingin mengulang
kembali beberapa hal dan temuan penting dalam penelitian ini”. Untuk
menjelaskan per point, anda dapat memakai kalimat misalnya sbb. “Pada studi
ini, ada tiga temuan penting, yaitu X, Y dan Z.” Diikuti dengan menjelaskan
masing-masing X, Y dan Z. Pemakaian kata “tiga” pada kalimat di atas, yang
menunjukkan “banyaknya point” akan sangat membantu pendengar untuk memahami dan
mengingat hal-hal yang akan disampaikan. Dalam penyampaian tsb., anda perlu
memikirkan cara pengungkapan yang paling jitu, dan paling berkesan (chikara wo
ireta hanashi-kata), akan tetapi tidak jangan sampai terkesan tergesa-gesa.
Fikirkan dengan sebaik-baiknya point-point penting mana yang akan anda
sampaikan.
a.
Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan
suatu metode, maka point
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
b.
Misalnya anda ingin menyampaikan hasil yang menarik
dari suatu eksperimen,
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.
Yang manapun yang akan anda sampaikan,
anda harus membuat alur cerita yang logis, dengan menyampaikan data yang dapat
meyakinkan pendengar. Data seperti ini janganlah ditampilkan secara tiba-tiba
pada slide yang terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur
presentasi. Penyampaian pada slide terakhir harus bersifat hanya sebagai
ulangan. Kalau pada slide terakhir tersebut anda justru menampilkan hasil
eksperimen yang sama sekali baru dan belum pernah diperkenalkan pada slide
sebelumnya, justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam menangkap
bagian penting presentasi anda.
Point 4 : Pemakaian demonstrasi
eksperimen merupakan hal yang menarik. Siapkan beberapa alternatif yang akan
didemonstrasikan pada pendengar.
Catatan : tulisan ini dibuat untuk
Hasegawa Laboratory, yang salah satu penelitiannya adalah virtual reality (VR).
Jadi yang dimaksud “demonstrasi” di sini adalah memperlihatkan cara kerja
software yang telah dibuat tentang tema-tema VR, simulasi virtual endoscopy,
dsb. Bisa juga demonstrasi dalam bentuk peragaan alat yang telah dibuat dsb.
Anda dianjurkan agar dalam presentasi (di
tengah atau akhir) dapat menyajikan demonstrasi software atau menunjukkan cara
kerja alat yang telah dibuat. Demonstrasi yang memak ai animasi, moving picture, akan memberikan sentuhan tersendiri
yang efektif bagi peningkatan kualitas presentasi. Hal ini akan membuat
pendengar lebih yakin atas hasil eksperimen yang telah anda jelaskan. Jika
tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada metode, pada bagian
demonstrasi, tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact kuat atas hasil
eksperimen. Jangan lupa, sebelumnya anda perlu jelaskan secara lisan kepada
pendengar, bahwa anda akan memperlihatkan sebuah demonstrasi. Hal ini penting
karena akan membuat perhatian pendengar terfokus pada demo yang akan anda
perlihatkan.
Biasanya cukup 1 jenis demonstrasi saja
yang diperlihatkan. Akan tetapi, untuk mengantisipasi terjadinya kegagalan,
sebaiknya disiapkan beberapa jenis demonstrasi yang memiliki karakteristik
berlainan, sekitar 2 sampai 4. Dengan demikian anda memiliki kesempatan memilih
jenis demonstrasi mana yang akan anda sampaikan dengan memperhatikan reaksi
pendengar, dan juga ada cadangan sekiranya salah satu dari demonstrasi tersebut
gagal. Jika anda masih punya cukup waktu, tentu saja anda dapat memperlihatkan
semua demonstrasi yang telah disiapkan. Agar anda tidak lupa timing untuk
memperlihatkan demonstrasi tersebut, bisa juga disiapkan 1 slide dengan tulisan
sederhana “video”, sekedar untuk mengingatkan anda bahwa saat tsb. waktunya
untuk menampilkan video (atau demonstrasi software) kepada pendengar.
Point 5: Perhatikan pengaturan
waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa berjalan
lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.
Biasanya waktu untuk presentasi dibatasi,
sehingga untuk menyampaikan materi penelitian, anda perlu memperhatikan
pembagian waktu untuk tiap slide. Terutama sekali presentasi di seminar,
conference maupun interview pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas
waktu yang ditetapkan akan berakibat kurang baik pada penilaian. Jadi,
rancanglah pembagian waktu untuk tiap hal yang akan disampaikan. Jika
presentasi ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah
bagian-bagian yang dapat diringkas, sehingga presentasi dapat berakhir sesuai
pada waktu yang direncanakan. Untuk hal ini, saat anda membuat persiapan
presentasi, urutkan prioritas hal yang tertulis pada slide, sedemikian hingga
bagian atas pada suatu slide berisi hal yagn paling penting, semakin ke bawah
prioritasnya lebih rendah daripada yang di atas. Hal ini akan membantu anda
saat harus melewati bagian-bagian yang tidak penting, yaitu yang berada di
bagian bawah, agar presentasi selesai tepat waktu. Hal penting yang tidak boleh
dilupakan adalah anda harus memperhitungkan terlebih dahulu, waktu untuk
memperlihatkan demonstrasi dan waktu untuk tanya jawab.
t = total waktu yang diberikan pada anda
# waktu untuk tanya jawab
# waktu untuk
demonstrasi
Hasil pengurangan tsb. adalah t, yaitu
sisa waktu yang anda pergunakan untuk menyiapkan slide presentasi. Dari slide
presentasi tsb. anda bagi ke dalam beberapa blok, dan alokasikan waktu t
tersebut ke dalam tiap blok. Jika anda tidak dapat memperkirakan jatah waktu
tiap blok, maka cobalah untuk presentasi sambil mengukur waktu untuk tiap blok.
Dengan demikian anda akan dapat memperkirakan, berapa waktu yang diperlukan
untuk masing-masing blok, dan seterusnya aturlah sebagaimana dijelaskan di
atas. Selanjutnya, jika hal di atas terjadi dan anda harus men-skip slide,
sampaikan pada audience, misalnya “Karena keterbatasan waktu, rencana
presentasi ini sedikit saya ubah….”. Hal ini memberikan kesan yang
jauh lebih baik daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu
dalam pembicaraan.
Point 6: Perlunya berlatih presentasi
di depan teman/kolega Jika seseorang belum terbiasa melakukan presentasi,
dan tiba-tiba diharuskan memberikan presentasi pada seminar atau forum resmi,
seringkali ybs. gagal dikarenakan kata-kata macet di tengah-tengah, atau
penjelasan yang diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini,
bagaimana pun bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tsb. akan membuat
pihak pendengar presentasi anda menjadi kurang percaya dan sulit untuk menerima
argumen anda. Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada jalan lain kecuali
berlatih presentasi berulang kali. Ajaklah teman anda di lab. sebagai sparring
partner. Mintalah agar dia bersedia menjadi pendengar, dan berlatihlah
seolah-olah anda berada pada situasi formal yang sebenarnya. Sebaiknya teman
yang dipilih adalah orang yang terbiasa melakukan presentasi. Dengan demikian,
dia cukup berpengalaman untuk dapat melihat sisi-sisi lemah yang perlu
dikoreksi, maupun memberikan masukan bagi presentasi anda.
Lakukan latihan ini berulang-ulang sampai
teman anda tidak dapat menemukan kelemahannya. Jika anda belum terbiasa
melakukan presentasi, sekurang-kurangnya anda harus berlatih tiga kali.
Perbaikilah slide anda jika ada kritikan terhadap urutan slide maupun
kekuranglengkapan lay out presentasi. Usahakan agar anda dapat merekam latihan
presentasi tsb., agar anda dapat meneliti kembali hal-hal mana yang perlu
dikoreksi. Karena latihan seperti ini karena makan waktu beberapa hari, maka
sebaiknya anda mulai berlatih sejak 3 minggu sebelum hari-H. Salah satu manfaat
berlatih presentasi di depan orang ini adalah meningkatkan rasa keberanian dan
percaya diri anda. Tidak ada obat untuk menumbuhkan keberanian dan rasa percaya
diri selain membiasakan diri berbicara dan berpendapat di depan umum.
Point 7 : Cek lah projector sebelum
melakukan presentasi . Tidak ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide
atau demo software, jika anda tidak dapat mempresentasikannya pada hari H.
Jangan sampai presentasi anda gagal hanya gara-gara alat tidak dapat bekerja
dengan baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi,
periksalah apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang diharapkan.
Jika untuk presentasi tersebut, anda harus meminjam projector, periksalah
spesifikasi dan cara instalasinya. Selanjutnya, datanglah lebih awal daripada
jadwal presentasi, dan periksalah sekali lagi apakah alat tersebut bekerja
dengan benar. Ini untuk mengantisipasi, bila terdapat kerusakan, anda masih
memiliki waktu untuk memperbaiki atau mencari alternatif solusi yang lain. Saat
anda men-set tampilan proyektor, sebaiknya jangan memakai slide-slide yang akan
dipresentasikan. Disarankan untuk menyiapkan beberapa slide yang berfungsi
sebagai “test-pattern” di halaman-halaman awal file presentasi anda.
Tips-tips dalam presentasi penelitian adalah catatan Prof.Hasegawa (Chukyo Univ) disampaikan ke anggota lab. Rangkuman tsb. bersumber dari artikel di Bio Nikkei business bulan November 2001, dan dimodifikasi berdasarkan pengalaman beliau sebagai peneliti di bidang medical imaging.
Tips-tips dalam presentasi penelitian adalah catatan Prof.Hasegawa (Chukyo Univ) disampaikan ke anggota lab. Rangkuman tsb. bersumber dari artikel di Bio Nikkei business bulan November 2001, dan dimodifikasi berdasarkan pengalaman beliau sebagai peneliti di bidang medical imaging.
DAFTAR
PUSTAKA
